Czy adwokat może mieć dostęp do informacji niejawnych znajdujących się w aktach postępowania administracyjnego? Czy dokument oznaczony klauzulą „zastrzeżone” automatycznie pozostaje niedostępny dla pełnomocnika?

W praktyce odpowiedź na te pytania nie zawsze jest oczywista. Organy administracji nie stosują jednolitego podejścia do dostępu pełnomocników do dokumentów niejawnych. Problem ten może pojawić się m.in. w sprawach dotyczących legalizacji pobytu cudzoziemców, obywatelstwa polskiego czy zezwoleń na nabycie nieruchomości przez cudzoziemców. Niestety często, do czasu rozpoznania zażalenia na postanowienie o odmowie dostępu do akt niejawnych jest wydawana decyzja merytoryczna w sprawie.

W jednej z prowadzonych przez adw. Annę Plebanek-Liro spraw Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wydał korzystny wyrok dotyczący właśnie tej kwestii – sygn. akt IV SA/Wa 3137/25.

MSWiA odmówiło adwokatowi dostępu do akt

Sprawa dotyczyła opinii ABW znajdujących się w aktach postępowania i opatrzonych klauzulą „zastrzeżone”. Adw. Anna Plebanek-Liro posiadała aktualne przeszkolenie ABW w zakresie ochrony informacji niejawnych, jednak MSWiA odmówiło jej dostępu do dokumentów, wskazując że generalnie adwokat może nie dawać takiej rękojmi, zwrócono uwagę na charakter relacji z klientem i obowiązek ochrony jego interesów. Dodatkowo MSWIA zamiast dokonać własnej oceny wystąpił do ABW z pytaniem, czy konkretne dokumenty powinny być udostępnione.

W skardze adw. Anna Plebanek-Liro zakwestionowała takie podejście. Wskazywała, że nie można z samego faktu wykonywania zawodu adwokata wyprowadzać założenia, że pełnomocnik nie daje rękojmi zachowania informacji niejawnych. Adwokat w swojej pracy podlega ustawie. Co istotne, w skardze podniesiono również, że ocena rękojmi powinna dotyczyć konkretnego pełnomocnika, jego uprawnień i kwalifikacji, a nie opierać się na generalnym założeniu dotyczącym zawodu adwokata. Ocenę tą powinien prowadzić organ prowadzący postępowanie, a nie organ który wytworzył oklauzulowaną informację.

Szkolenie ABW a dostęp adwokata do informacji niejawnych

W sprawie znaczenie miało również posiadane przez pełnomocnika zaświadczenie o odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych. W skardze wskazano, że przy informacji o klauzuli „zastrzeżone” przepisy przewidują możliwość dostępu po odbyciu odpowiedniego szkolenia, przy spełnieniu pozostałych warunków ustawowych. Dlatego w przypadku odmowy dostępu do akt warto analizować nie tylko sam fakt nadania dokumentowi klauzuli, ale również status pełnomocnika, jego uprawnienia oraz konkretną podstawę odmowy.

„Zastrzeżone” nie oznacza automatycznie „niedostępne”

Jedno z najważniejszych stwierdzeń związanych ze sprawą brzmi, sam fakt wytworzenia dokumentu przez ABW nie oznacza automatycznego zakazu udostępnienia go pełnomocnikowi strony.

To istotne stanowisko dla praktyki postępowań administracyjnych, w których organ powołuje się na dokumenty niejawne.

W ocenie prezentowanej w skardze nie chodzi o podważanie potrzeby ochrony informacji niejawnych. Chodzi o to, aby odmowa dostępu miała konkretną podstawę prawną i była wynikiem rzeczywistej oceny okoliczności danej sprawy.

Czy można kwestionować samą klauzulę?

W odpowiednich przypadkach warto również rozważyć weryfikację zasadności utrzymywania klauzuli niejawności.

W prowadzonej sprawie podnoszono, że sąd powinien mieć możliwość zbadania, czy informacja rzeczywiście posiada taki charakter i wagę, które uzasadniają odmowę udostępnienia jej pełnomocnikowi. Nie chodzi przy tym o podważanie ochrony informacji niejawnych jako takiej, ale o zapewnienie proporcjonalności ograniczenia prawa strony do obrony.

Co istotne, sąd po zapoznaniu się w kancelarii tajnej z dokumentem uznał, ze oklauzulowaną informacja być może nie wymaga ochrony w postaci klauzuli i organ administracji publicznej prowadzący postępowanie powinien rozważyć wystąpienie z wnioskiem o zdjęcie klauzuli.

Co zrobić, gdy organ odmawia adwokatowi dostępu do akt niejawnych?

W praktyce sprawy wymagają każdorazowej analizy. W szczególności warto (i) złożyć wniosek o udostępnienie dokumentów pełnomocnikowi; (ii) wykazać posiadanie wymaganego szkolenia ABW; (iii) sprawdzić, czy organ dokonał indywidualnej oceny, czy pełnomocnik daje rękojmię zachowania tajemnicy; (iv) rozważyć zakwestionowanie zasadności utrzymywania klauzuli niejawności.

Znaczenie wyroku dla spraw cudzoziemców

Dokumenty zawierające informacje niejawne mogą pojawiać się w różnych postępowaniach administracyjnych dotyczących cudzoziemców – w tym w sprawach o zezwolenie na pobyt, obywatelstwo polskie czy zezwolenie na nabycie nieruchomości przez cudzoziemca.

Dlatego kwestia dostępu pełnomocnika do takich dokumentów ma znaczenie nie tylko dla samego adwokata, ale przede wszystkim dla realnego prawa strony do udziału w postępowaniu i ochrony swoich praw.

Wyrok WSA w Warszawie IV SA/Wa 3137/25 jest ważnym rozstrzygnięciem dotyczącym dostępu profesjonalnego pełnomocnika do informacji niejawnych w postępowaniu administracyjnym.